Kunnanhallitus
Esityslista 14.09.2026/Asianro 215

Kunnanhallitus 14.09.2026    

427/02.00.02/2025  

Päätösehdotus

Päätös

Selostus Ostolaskujen automaattisen käsittelyn käyttöönoton yhteydessä KH 15.12.2025 § 323 päätettiin, että toistuville sopimukseen perustuville ostolaskuille voidaan määritellä automaattisia hyväksymistoimenpiteitä. Tässä niin kutsutussa sopimuskohdistuksessa laskut asiatarkastetaan ja hyväksytään manuaalisesti kerran. Samassa yhteydessä määritellään seuraavilla samaa tavaran- tai palvelunostoa koskeville laskuille raja-arvot, joiden sisällä ollessaan laskut menevät jatkossa automaattihyväksynnän läpi ilman manuaalista asiatarkastusta ja hyväksymistä. Jos laskut ylittävät määritellyt raja-arvot, ne jäävät manuaalisesti asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Raja-arvoksi päätettiin 20 % poikkeama tai pienissä laskuissa 50 euron poikkeama. Lisäksi ostolaskuille määriteltiin maksimilukumäärä per vuosi sen mukaan, montako laskua vuodessa kunnalle kohdistuu vuosittain.

 Automatisoinnin käyttöönoton jälkeen on käytännön työssä havaittu, että poikkeamaraja-arvot ovat liian matalat, ja sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvia ostolaskuja jää suuri määrä manuaalisesti käsiteltäväksi.  Esimerkiksi sähkölaskujen loppusummat vaihtelevat reilusti yli 20 % kesän ja talven välillä. Käytönmukaista vaihtelua esiintyy myös vesi- ja puhelinlaskuilla.

 Tämän vuoksi sopimuksiin perustuvissa ostolaskuissa on perusteltua määritellä prosenttuaalisten rajojen sijaan euromääräiset rajat. Raja-arvoiksi esitetään sähkölaskujen osalta 10 000 euroa, vesilaskujen osalta 5000 euroa ja puhelinlaskujen osalta 500 euroa. Lisäksi ostolaskuilla pidetään voimassa maksimilukumäärä per vuosi sen mukaan, montako laskua vuodessa kunnalle kohdistuu. Menettelyn avulla automatisoinnilla saavutettu hyöty työajan säästössä lisääntyy.

Raja-arvojen muutokset korostavat kustannusten seurannan merkitystä kirjanpidon raporteilta. Tulosyksiköiden päälliköt vastaavat kustannusten säännöllisestä seurannasta ja sopimusten mukaisten veloitusten toteutumisesta.

Esittelijä Kunnanjohtaja Linda Leinonen

Valmistelija taloussuunnittelupäällikkö Anne Toikka 050 315 3307
konsernipalvelujohtaja Maarit Kaija 040 351 8605

Jakelu / toimenpiteet talouspalvelut

Kunnanhallitus 15.12.2025 § 323 

Päätösehdotus 1) Kunnanhallitus päättää, että ostolaskujen automaattinen käsittely otetaan käyttöön soveltuvin osin toistuvissa sopimuksiin liittyvissä ostolaskuissa koko kunnan osalta.

2) Ostolaskujen automaattisessa käsittelyssä noudatetaan seuraavia periaatteita:
Laskuille määritetään raja-arvot, joiden sisällä olevat laskut voidaan hyväksyä automaattisesti. Raja-arvoksi asetetaan 20 % poikkeama automaattisen käsittelyn käyttöönottoa edellisistä laskuista, tai poikkeaman ollessa alle 50 euroa, sallituksi poikkeamaksi asetetaan 50 euroa. Lisäksi käyttöönotossa asetetaan sopimuksesta riippuva ostolaskujen maksimilukumäärä per vuosi sen mukaan, montako laskua vuodessa kunnalle kohdistuu.

3) Ostolaskujen automaattiseen käsittelyyn siirrytään vaiheittain 1.1.2026 alkaen sitä mukaan, kun automatisointi ehditään toteuttaa.

Päätös Kunnanjohtajan päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus Yhteisten palveluiden kehittämisen myötä on kiinnitetty huomiota mahdollisuuksiin digitalisaation avulla helpottaa ja vähentää kunnassa tehtävää manuaalista työtä. Ostolaskujärjestelmää on päivitetty, ja järjestelmä mahdollistaa ostolaskujen käsittelyn (asiatarkastus ja hyväksyntä) automatisoinnin. Automatisointia voidaan hyödyntää sopimuksiin perustuvissa ostolaskuissa (esimerkiksi sähkö-  ja puhelinlaskut arviolta n. 2500-3000 laskua vuodessa). Tilintarkastajilta on varmistettu menettelyn oikeellisuus.

 Valtuuston päätöksen § 84 8.12.2025 päivitetyn kunnan hallintosäännön 70 § mukaan kunnan viranomainen, jonka tehtävien hoitamiseksi automaattinen ratkaisumenettely otetaan käyttöön, päättää ratkaisumenettelyn käyttöönotosta. Kunnanhallitus johtaa kunnan toimintaa, hallintoa ja taloutta kuten kuntalain 39 §:ssä on säädetty. Kunnanhallitus vastaa kuntalain 39 § mukaisesti kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta.

 Henkilöstön vähentyessä kunnan hallinnon tehokkuutta tulee lisätä. Lainsäädännön ja edellä esitettyjen seikkojen mahdollistettua automatisaation hyödyntämisen esitetään, että ostolaskujen automaattinen käsittely hyväksytään määriteltyjen raja-arvojen puitteissa 1.1.2026 alkaen.

 Ostolaskujen automatisoinnin periaatteet

 Toistuville ostolaskuille voidaan määritellä automaattisia hyväksymistoimenpiteitä. Tässä niin kutsutussa sopimuskohdistuksessa laskut asiatarkastetaan ja hyväksytään kerran. Samassa yhteydessä määritellään seuraavilla samaa tavaran- tai palvelunostoa koskeville laskuille raja-arvot, joiden sisällä ollessaan laskut menevät automaattihyväksynnän läpi ilman manuaalista asiatarkastusta ja hyväksymistä. Jos laskut ylittävät määritellyt raja-arvot, ne jäävät manuaalisesti asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Raja-arvoksi esitetään 20 % poikkeamaa, tai poikkeaman ollessa alle 50 euroa, sallituksi poikkeamaksi esitetään 50 euroa. Lisäksi ostolaskuille esitetään määriteltävän maksimilukumäärä per vuosi sen mukaan, montako laskua vuodessa kunnalle kohdistuu.

Esittelijä Kunnanjohtaja Linda Leinonen

Valmistelija taloussuunnittelupäällikkö Anne Toikka 050 315 3307
konsernipalvelujohtaja Maarit Kaija 040 351 8605